FASA IV – Mesyuarat

4.1           Mesyuarat Agung Tahunan

a)     Mesyuarat Agung Tahunan Persatuan hendaklah diadakan secepat mungkin selepas 31 Disember tetapi tidak lewat dari 31 Mac tahun berikutnya.  Tarikh, masa dan tempat mesyuarat agung tahunan hendaklah ditetapkan oleh Jawatankuasa.

b)     Suatu notis awal mengenai Mesyuarat Agung Tahunan yang menyatakan tarikh, masa dan tempat mesyuarat dan juga meminta usul-usul untuk dibincangkan termasuk usul pindaan Perlembagaan dan juga pencalonan bagi pemilihan Ahli Jawatankuasa hendaklah dihantar oleh Setiausaha Kehormat kepada semua ahli tidak lewat dari 14 hari sebelum tarikh mesyuarat.

c)     Pencalonan yang dipersetujui oleh calon dan usul-usul untuk Mesyuarat Agung hendaklah dihantar kepada Setiausaha Kehormat tidak lewat dari 7 hari selepas menerima notis awal.

d)    Setiausaha Kehormat hendaklah menghantar kepada semua ahli agenda mesyuarat termasuk usul-usul, salinan laporan atau penyata dan akaun persatuan bagi tahun lalu yang telah diaudit.

e)    Mesyuarat agung ini hanya sah dijalankan apabila cukup korum yang dihadiri oleh sekurang-kurangnya satu perdua dari ahli-ahli yang berhak mengundi atau dua kali jumlah ahli-ahli jawatankuasa (ikut mana yang kurang).

f)     Jika korum tidak mencukupi dan setelah menunggu dalam tempoh ½ jam selepas waktu mesyuarat yang dijadualkan, maka mesyuarat itu hendaklah ditangguhkan hingga ke satu masa yang ditentukan oleh Jawatankuasa tidak lewat daripada sebulan selepas tarikh penangguhan diumumkan.

g)    Pada panggilan yang kedua Mesyuarat Agung Tahunan yang ditangguhkan itu dan jika korum tidak cukup selepas setengah jam daripada waktu yang ditetapkan untuk mesyuarat, maka berkuasalah ahli-ahli yang hadir menjalankan mesyuarat tetapi tidaklah berkuasa mengubah undang-undang Persatuan dan membuat keputusan yang melibatkan semua ahli-ahli.

h)    Kerja-kerja mesyuarat agung tahunan ialah

i.     Menerima laporan Jawatankuasa berkenaan kerja-kerja Persatuan di dalam tahun yang lalu.

ii.    Menerima laporan Bendahari dan penyata kira-kira yang telah diaudit bagi tahun yang lalu.

iii.   Melantik ahli-ahli Jawatankuasa dan pemeriksa kira-kira dua tahun sekali

iv.    Menguruskan lain-lain perkara yang dibentangkan di dalam mesyuarat itu.

i)     Menggalakkan minat dan menganjurkan aktiviti-aktiviti untuk kesuburan rohani, jasmani, ekonomi dan sosial ahli-ahli.

j)      Bekerjasama dengan pihak berkuasa Universiti dalam hal-hal yang berkaitan dengan kepentingan ahli.

 

4.2           Mesyuarat Agung Luar Biasa

a)      Mesyuarat Agung Luar Biasa boleh diadakan :-

i)       jika Jawatankuasa memutuskan sangat perlu diadakan atau

ii)      atas permintaan bertulis tidak kurang dari satu pertiga (1/3) bilangan ahli-ahli yang layak mengundi dan menyatakan tujuan dan alasan untuk mesyuarat tersebut diadakan.

b)      Mesyuarat Agung yang diminta oleh ahli hendaklah diadakan pada satu tarikh dalam tempoh empat belas hari selepas permintaan ini diterima.

b)      Naib Yang Dipertua II (Wanita)

i)       Bertanggungjawab mengenai hubungan dengan pertubuhan, persatuan atau institusi dalam dan luar kampus.

ii)      Bertanggungjawab mengenai kebajikan ahli wanita persatuan

iii)     Mengetuai perwakilan persatuan dalam sidang-sidang mengenai wanita